La mayoría tenemos algún tipo de experiencia en mudanzas, pero está claro que no es lo mismo cambiarse de casa que de oficina. En la mudanza de oficina suele haber involucradas muchas más personas, por lo que es necesario ser todavía más exigente con la organización. Además, mudarse de oficina suele implicar para cualquier empresa costes extra y una reducción, total o parcial, de la producción. Una buena planificación y un estudio de costes son especialmente importantes si nos cambiamos de oficina, ya que nos ayudarán a sobrellevar los gastos asociados y a ser eficientes en el traslado. Por todo esto, te traemos algunos consejos que te serán de gran utilidad para organizar la mudanza de oficina de tu empresa.

Cómo llevar a cabo la mudanza de tu oficina todo lo que necesitas saber para mudanzas nacionales

Establece un presupuesto

Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de planear el presupuesto de la mudanza es el tiempo que os llevará hacerla, ya que se verá reducida la actividad de la empresa y, por tanto, los ingresos. Además de todo esto, habrá que considerar los costes de la mudanza como tal.

Una vez que tengas claro este punto, puedes considerar las diferentes opciones: si es una empresa pequeña, quizás podéis considerar hacer la mudanza por vuestra cuenta, pero en cualquier caso lo más recomendable es recurrir a profesionales que se encarguen de todo. Hoy en día hay muchas empresas que ofrecen servicios de mudanzas nacionales, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo. Puedes valorar diferentes ofertas para ver cuál se adapta más a tus necesidades, y es interesante considerar si ofrecen seguro, servicio de guardamuebles, etc.

Planifica la mudanza con tiempo

Pensar con una antelación considerable cuándo te quieres mudar es necesario por varios motivos. En primer lugar, si eliges estratégicamente la fecha de la mudanza, podrás situarla en fechas en las que la actividad de tu empresa sea menor. De esta manera reducirás las pérdidas que se derivan del proceso de mudanza. El verano suele ser, por regla general, la mejor época en este sentido.

Además, todo el proceso será más sencillo y eficiente si se establecen unas instrucciones claras de lo que debe hacer cada persona implicada. Todos los empleados deben conocer qué deben hacer, cómo y cuándo, ya sea únicamente empaquetar sus objetos personales o encargarse de algún trabajo más específico.

Realiza un inventario

Lo cierto es que hacer un inventario puede ser una tarea casi inabarcable si el tamaño de tu empresa es grande, pero será de gran ayuda para evitar que se pierda algo durante la mudanza, además de a encontrar todo con facilidad cuando toque desembalar e instalar las cosas en la nueva oficina. Lo más fácil es organizar el inventario por departamentos y, además, etiquetar todas las cajas para localizarlas después.

Hay otros aspectos que se deben tener en cuenta, como el material que será necesario para empaquetar todos los enseres: cajas, cinta adhesiva, plástico de burbujas, tijeras, etiquetas, etc. Si planificas con tiempo la adquisición de todos estos materiales, el proceso de mudanza podrá realizarse sin interrupciones y de manera fluida.

Traslada el material de trabajo de forma ordenada

A la hora de comenzar a mover cosas a la nueva oficina, deberás anticipar qué objetos requieren montaje e instalación para trasladarlos en primer lugar. Suele ser el caso de los equipos informáticos o de los teléfonos, por ejemplo. Si los movemos primero, el técnico puede adelantar la instalación y, además, evitarás que es realice en un ambiente más ordenado.

También es importante que los empleados se preparen para incorporarse al trabajo lo antes posible. Para ello, deben prever y apartar aquellos objetos que sean imprescindibles para realizar su trabajo y tenerlos a mano. De este modo podrán empezar a trabajar con normalidad en cuanto estén instalados los equipos mínimos.

Informa del cambio a los clientes y proveedores

No puedes olvidarte de avisar a tus clientes y proveedores de la nueva dirección de la empresa, así como de actualizar la dirección en todas las plataformas digitales (página web, firma del correo electrónico, redes sociales, etc.) y en tarjetas de visita o material de papelería.

 
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